Senior Executive Assistant
Remote
Eu, France
Full Time
17-03-2025
Job Specifications
We’re on a mission to scale new heights, and we need a powerhouse Senior Executive Operations Lead to keep our leadership team firing on all cylinders. If you thrive in high-energy environments, love solving problems before they even arise, and get a buzz from keeping executives and operations running like clockwork—this is the role for you!
This isn’t just about managing calendars and booking flights (though you’ll do that too). You’ll be the strategic glue holding everything together, ensuring our leaders can focus on what they do best. You’ll anticipate needs, clear roadblocks, and create seamless processes that drive efficiency at the highest levels.
What You’ll Be Doing
Serve as a trusted advisor to senior executives, ensuring they are prepared, informed, and able to operate at peak performance
Own and optimise executive calendars, juggling high-priority meetings, strategic planning sessions, and critical decision-making moments
Plan seamless travel arrangements, ensuring smooth sailing from takeoff to touchdown while anticipating logistical challenges
Organise and facilitate key leadership meetings, off-sites, board meetings, and company-wide events that inspire and drive results
Keep the information flowing—internally and externally—so nothing falls through the cracks. Proactively draft and manage executive communications
Act as a key link between executives, board members, investors, and external partners, ensuring relationships are nurtured and interactions are seamless
Handle sensitive information with the highest level of professionalism and confidentiality
Conduct research, analyse data, and provide executives with the insights they need to make informed, strategic decisions
Play a key role in executive hiring by coordinating interview processes, engaging with top-tier talent, and ensuring a seamless candidate experience
Work alongside stakeholders to drive major initiatives, ensuring everything stays on track, aligned, and on deadline
From managing budgets and expenses to overseeing key administrative functions, you’ll make sure all behind-the-scenes magic happens effortlessly
Help executives balance their professional and personal commitments like a pro
What We’re Looking For
15+ years of experience supporting senior executives in a high-growth or fast-paced environment
A natural problem-solver with a sharp eye for detail and the ability to anticipate needs before they arise
Exceptional organisational skills—you live for structure and efficiency
A communication champion with a bias for over-communicating to ensure clarity and alignment
The ability to juggle multiple priorities and pivot when necessary, without breaking a sweat
Experience working in a top-tier organisation where you’ve learned from the best
Confidence, discretion, and a proactive mindset—you get things done
Strong business acumen and the ability to provide strategic insights
Fluent in English (written and spoken); additional languages are a plus!
Show me the benefits!
Your own Pleo card (no more out-of-pocket spending!)
Lunch is on us - with catering in our Lisbon, Copenhagen and London offices or a monthly lunch allowance paid directly together with your salary in other markets
Private health insurance to ensure you’re fit in body and mind to do your best work
We offer 25 days of holiday + your public holidays
For our teams we offer remote working options
Option to purchase 5 additional days of holiday through a salary sacrifice
We’re trialling MyndUp to give our employees access to free mental health and wellbeing support with great success so far
Access to LinkedIn Learning - acquire new skills, stay abreast of industry trends and fuel your personal and professional development continuously
Paid parental leave - we want to make sure that we're supportive of families and help you feel that you don't have to compromise your family due to work
Why join us?
Working at Pleo means you're working on something very exciting: the future of work. Our mission is to help every company go beyond the books. Pleo itself means ‘more than you’d expect’, and it’s been the secret to our success over the last 8 years. So it’s only fitting that we’d pass this philosophy onto our customers to help them make the most of their finances.
We think company spending should be delegated to all employees and teams, that it should be as automated as possible, and that it should drive a culture of responsible spending. Finance teams shouldn’t be siloed from the rest of the organisation – they should work in unity with marketing, sales, IT and everyone else.
Speaking of working in unity, our values tell the story of how we work at Pleo. We have four core values, the first of which is ‘champion the customer’, which means we address real pain points that businesses face. Next up is ‘succeed as a team’, which highlights how our strength lies in our diversity and trust in each other. We also ‘make it happen’ by taking bold decisions and following through to deliver results. Last but not least, we ‘build to scale’, creating lasting solutions that address today’s challenges and anticipate tomorrow’s needs.
So, in a nutshell, that's Pleo. Today we are a 850+ team, from over 100 nations, sitting in our Copenhagen HQ, London, Stockholm, Berlin, Madrid, Montreal and Lisbon offices —and quite a few full-time remotes in 35 other countries! Being HQ'd out of Copenhagen means we're inspired by things like a good work-life balance. If you don't work in the office with us, we'll help you set up the best remote setup possible and make sure you still have time to connect with your team.
About Your Application
Please submit your application in English; it’s our company language so you’ll be speaking lots of it if you join
We treat all candidates equally: If you are interested please apply through our application system - any correspondence should come from there! Our lovely support isn't able to pass on any calls/ emails our way - and this makes sure that the candidate experience is smooth and fair to everyone
We’re on a mission to make everyone feel valued at work. That’s only achievable if our team reflects the diversity of the world around us - and that starts with you, hitting apply, even if you are worried you might not tick all the boxes! We embrace and encourage people from all backgrounds to apply - regardless of race/ethnicity, colour, religion, nationality, gender, sex, sexual orientation, age, marital status, disability, neurodiversity, socio-economic status, culture or beliefs
When you submit an application we process your personal data as a data processor. Find out more about how your data is used in the FAQs section at the bottom of our jobs page
About the Company
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- Présentation de l'ONERA L’ONERA, acteur central de la recherche aéronautique et spatiale, emploie plus de 2100 personnes. Placé sous la tutelle du Ministère des Armées, il dispose d’un budget de 294 millions d’euros (2023), dont plus de la moitié provient de contrats d'études, de recherche et d'essais. Expert étatique, l’ONERA prépare la défense de demain, répond aux enjeux aéronautiques et spatiaux du futur, et contribue à la compétitivité de l’industrie aérospatiale. Il maîtrise toutes les disciplines et technologies du domaine. Tous les grands programmes aérospatiaux civils et militaires en France et en Europe portent une part de l’ADN de l’ONERA : Ariane, Airbus, Falcon, Rafale, missiles, hélicoptères, moteurs, radars… Reconnus à l’international et souvent primés, ses chercheurs forment de nombreux doctorants. Présentation du Département Le Département Traitement de l'Information et Systèmes (DTIS) mène des études et recherches pour maîtriser la conception, les opérations et l’autonomie des systèmes aérospatiaux. Le département met en œuvre ses compétences dans les domaines de l’aéronautique, de l’espace et de la défense : aéronefs (avions de transport, avions de combat, drones, dirigeables, hélicoptères, …), systèmes aérospatiaux (système de transport aérien, lanceurs, satellites, …), systèmes d’information (systèmes de veille, de localisation…), systèmes de défense (missiles, systèmes de systèmes, …). Réparti sur 3 sites (Palaiseau, Toulouse, Salon de Provence, le département regroupe des compétences en commande des systèmes, traitement de l’information, intelligence artificielle, ingénierie des systèmes et des logiciels, interaction homme-système, mathématiques appliquées, conception et optimisation des systèmes, sûreté et sécurité, robotique et autonomie. 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Data Processing for AI: Collect, preprocess, and clean large datasets from diverse sources for use in AI models. Identify patterns, trends, and anomalies in the data to drive model improvements. Ensure data quality and alignment with AI use cases, adhering to privacy and security standards. AI Project Collaboration: Work closely with AI engineers, data scientists, and other stakeholders to ensure successful project outcomes. Contribute to defining AI project objectives, scope, and deliverables. Collaborate on multi-functional teams to integrate AI into broader business workflows. Performance Monitoring and Optimization Monitor the performance of deployed AI models, using metrics and tools to measure their effectiveness. Assist in fine-tuning models and algorithms to improve accuracy and efficiency. Help identify potential areas of AI deployment across the organization. Research and Innovation Stay up-to-date with the latest advancements in AI and machine learning technologies. Contribute to innovation projects and brainstorming sessions for future AI applications within Forvia. Participate in AI/ML-focused events, competitions, or hackathons to enhance your technical skills. Your profile and competencies to succeed Qualifications The ideal candidate will have/be : Currently pursuing a degree in Data Science, AI, Machine Learning, or a related field. Strong understanding of machine learning algorithms and model development. Experience or familiarity with Python and AI/ML frameworks (e.g., TensorFlow, PyTorch, Scikit-learn). Knowledge of data preprocessing techniques and database management (e.g., SQL, NoSQL). Good understanding of cloud platforms (e.g., AWS, Azure) and AI deployment tools. Strong analytical, problem-solving, and debugging skills. Ability to work collaboratively in a dynamic, cross-functional team environment. Passionate about AI and its potential to drive innovation in the automotive industry. 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Our people enjoy an average of more than 22 hours of online and in-person training within FORVIA University (five campuses around the world) We offer a multicultural environment that values diversity and international collaboration. We believe that diversity is a strength. To create an inclusive culture where all forms of diversity create real value for the company, we have adopted gender diversity targets and inclusion action plans. Achieving CO2 Net Zero as a pioneer of the automotive industry is a priority: In June 2022, Forvia became the first global automotive group to be certified with the new SBTI Net-Zero Standard (the most ambitious standard of SBTi), aligned with the ambition of the 2015 Paris Agreement of limiting global warming to 1.5°C. Three principles guide our action: use less, use better and use longer, with a focus on recyclability and circular economy. Why join us FORVIA is an automotive technology group at the heart of smarter and more sustainable mobility. We bring together expertise in electronics, clean mobility, lighting, interiors, seating, and lifecycle solutions to drive change in the automotive industry. With a history stretching back more than a century, we are the 7th largest global automotive supplier, employing more than 157,000 people in 43 countries. You'll find our technology in around 1 out of 2 vehicles produced anywhere in the world. In June 2022, we became the 1st global automotive group to be certified with the SBTI Net-Zero Standard. We have committed to reach CO2 Net Zero by no later than 2045. As technological innovation and the need for sustainability transform the automotive industry, we are ideally positioned to deliver solutions that will enhance the lives of road-users everywhere. #JTP
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- Ingénieur Calcul - Ansys H/F
- Job Description
- Missions Nous recherchons un Ingénieur Calcul autonome et expérimenté, spécialisé dans les calculs de structures et d'équipements industriels. Missions Principales Réaliser des calculs de structures et d'équipements sous ANSYS. Effectuer des analyses mécaniques et structurales en respectant les normes en vigueur (RCC-M, Eurocode, FEM). Prendre en charge les études de dimensionnement et de justification des équipements tels que les boîtes à gants et les charpentes métalliques. Rédiger des notes de calculs et des rapports techniques. Collaborer avec les autres services techniques pour assurer la conformité et la faisabilité des projets. Profil Diplômé(e) d'une formation supérieure en génie mécanique, génie civil ou équivalent. Expérience significative dans la réalisation de calculs par éléments finis (ANSYS). Connaissance des normes RCCM, Eurocode et FEM. Autonome, rigoureux(se) et capable de gérer des projets de façon indépendante. Une expérience dans le secteur du nucléaire ou des équipements spécifiques serait un atout.