Senior Executive Assistant
Remote
Eu, France
Full Time
17-03-2025
Job Specifications
We’re on a mission to scale new heights, and we need a powerhouse Senior Executive Operations Lead to keep our leadership team firing on all cylinders. If you thrive in high-energy environments, love solving problems before they even arise, and get a buzz from keeping executives and operations running like clockwork—this is the role for you!
This isn’t just about managing calendars and booking flights (though you’ll do that too). You’ll be the strategic glue holding everything together, ensuring our leaders can focus on what they do best. You’ll anticipate needs, clear roadblocks, and create seamless processes that drive efficiency at the highest levels.
What You’ll Be Doing
Serve as a trusted advisor to senior executives, ensuring they are prepared, informed, and able to operate at peak performance
Own and optimise executive calendars, juggling high-priority meetings, strategic planning sessions, and critical decision-making moments
Plan seamless travel arrangements, ensuring smooth sailing from takeoff to touchdown while anticipating logistical challenges
Organise and facilitate key leadership meetings, off-sites, board meetings, and company-wide events that inspire and drive results
Keep the information flowing—internally and externally—so nothing falls through the cracks. Proactively draft and manage executive communications
Act as a key link between executives, board members, investors, and external partners, ensuring relationships are nurtured and interactions are seamless
Handle sensitive information with the highest level of professionalism and confidentiality
Conduct research, analyse data, and provide executives with the insights they need to make informed, strategic decisions
Play a key role in executive hiring by coordinating interview processes, engaging with top-tier talent, and ensuring a seamless candidate experience
Work alongside stakeholders to drive major initiatives, ensuring everything stays on track, aligned, and on deadline
From managing budgets and expenses to overseeing key administrative functions, you’ll make sure all behind-the-scenes magic happens effortlessly
Help executives balance their professional and personal commitments like a pro
What We’re Looking For
15+ years of experience supporting senior executives in a high-growth or fast-paced environment
A natural problem-solver with a sharp eye for detail and the ability to anticipate needs before they arise
Exceptional organisational skills—you live for structure and efficiency
A communication champion with a bias for over-communicating to ensure clarity and alignment
The ability to juggle multiple priorities and pivot when necessary, without breaking a sweat
Experience working in a top-tier organisation where you’ve learned from the best
Confidence, discretion, and a proactive mindset—you get things done
Strong business acumen and the ability to provide strategic insights
Fluent in English (written and spoken); additional languages are a plus!
Show me the benefits!
Your own Pleo card (no more out-of-pocket spending!)
Lunch is on us - with catering in our Lisbon, Copenhagen and London offices or a monthly lunch allowance paid directly together with your salary in other markets
Private health insurance to ensure you’re fit in body and mind to do your best work
We offer 25 days of holiday + your public holidays
For our teams we offer remote working options
Option to purchase 5 additional days of holiday through a salary sacrifice
We’re trialling MyndUp to give our employees access to free mental health and wellbeing support with great success so far
Access to LinkedIn Learning - acquire new skills, stay abreast of industry trends and fuel your personal and professional development continuously
Paid parental leave - we want to make sure that we're supportive of families and help you feel that you don't have to compromise your family due to work
Why join us?
Working at Pleo means you're working on something very exciting: the future of work. Our mission is to help every company go beyond the books. Pleo itself means ‘more than you’d expect’, and it’s been the secret to our success over the last 8 years. So it’s only fitting that we’d pass this philosophy onto our customers to help them make the most of their finances.
We think company spending should be delegated to all employees and teams, that it should be as automated as possible, and that it should drive a culture of responsible spending. Finance teams shouldn’t be siloed from the rest of the organisation – they should work in unity with marketing, sales, IT and everyone else.
Speaking of working in unity, our values tell the story of how we work at Pleo. We have four core values, the first of which is ‘champion the customer’, which means we address real pain points that businesses face. Next up is ‘succeed as a team’, which highlights how our strength lies in our diversity and trust in each other. We also ‘make it happen’ by taking bold decisions and following through to deliver results. Last but not least, we ‘build to scale’, creating lasting solutions that address today’s challenges and anticipate tomorrow’s needs.
So, in a nutshell, that's Pleo. Today we are a 850+ team, from over 100 nations, sitting in our Copenhagen HQ, London, Stockholm, Berlin, Madrid, Montreal and Lisbon offices —and quite a few full-time remotes in 35 other countries! Being HQ'd out of Copenhagen means we're inspired by things like a good work-life balance. If you don't work in the office with us, we'll help you set up the best remote setup possible and make sure you still have time to connect with your team.
About Your Application
Please submit your application in English; it’s our company language so you’ll be speaking lots of it if you join
We treat all candidates equally: If you are interested please apply through our application system - any correspondence should come from there! Our lovely support isn't able to pass on any calls/ emails our way - and this makes sure that the candidate experience is smooth and fair to everyone
We’re on a mission to make everyone feel valued at work. That’s only achievable if our team reflects the diversity of the world around us - and that starts with you, hitting apply, even if you are worried you might not tick all the boxes! We embrace and encourage people from all backgrounds to apply - regardless of race/ethnicity, colour, religion, nationality, gender, sex, sexual orientation, age, marital status, disability, neurodiversity, socio-economic status, culture or beliefs
When you submit an application we process your personal data as a data processor. Find out more about how your data is used in the FAQs section at the bottom of our jobs page
About the Company
Centralise your business spending for complete financial efficiency and balance the books effortlessly with Europe’s most loved and trusted spend management platform. Expenses, reimbursements, invoices, budgets... With Pleo, you can pay, manage and optimise, turning your spending into a key to business success. Just... Pleo it. Join 37,000+ happy companies and start using Pleo today for free. www.pleo.io Know more
Related Jobs
- Company Name
- STATION F
- Job Title
- SENIOR BACKEND ENGINEER (PYTHON)
- Job Description
- À propos Since Our Founding In 2019, Trayvisor Has Been At The Forefront Of Artificial Intelligence Applied To Catering Restaurants. Our Innovations Include Self-Checkout API: Reducing wait times through deep learning for an optimal customer experience. API for Healthcare Facilities: Precise analysis of patient intake, fighting malnutrition in the medical field. We are growing rapidly and are looking to strengthen our technical team with a passionate Backend Engineer. Descriptif du poste As a Senior Backend Engineer (Python), you will play a key role in developing and enhancing our API to power AI-driven solutions. Working closely with the frontend engineer, DevOps, and machine learning engineers, you will design and implement scalable, high-performance backend systems. Your contributions will directly impact the user experience and the efficiency of our platform. Your Responsibilities Design, develop, and maintain high-quality APIs and backend systems using Python (FastAPI). Collaborate with the frontend engineer to ensure seamless integration between the frontend and backend. Work alongside the DevOps team to optimize backend performance and deployment processes. Integrate machine learning models developed by the ML team into the backend infrastructure. Write clean, maintainable, and well-documented code following best practices. Participate in code reviews to ensure code quality and knowledge sharing. Contribute to system architecture discussions and propose innovative solutions. Why Join Us? Innovation: Work in a growing and innovative company. Professional Development: Numerous opportunities for professional and career development. Flexibility: Full remote work is possible or in our offices in Paris. Profil recherché 5+ years of experience in backend development with Python. Expertise in FastAPI or similar frameworks for API development. Familiarity with asynchronous programming paradigms (e.g., asyncio). Strong knowledge of PostgreSQL and database optimization. Solid understanding of software development principles, including testing and debugging. Knowledge or experience with distributed task queues / workflow orchestrators such as Celery, Ray and Prefect Nice To Have Experience in integrating machine learning models into production environments. Knowledge of performance monitoring tools and optimization techniques. Familiarity with cloud platforms (GCP / AWS) and containerization tools like Docker. Process de recrutement Initial Chat: 30-45 minutes with a member of our team. Technical Test: Show us your skills. Technical Interview: In-depth discussion about your skills and experience. Final Chat: Last step before final validation. Informations complémentaires Type de contrat : CDI Lieu : Paris Niveau d'études : Bac +5 / Master Expérience : > 3 ans Télétravail partiel possible
- Company Name
- Keepeek
- Job Title
- Ingénieur Développeur.se / intégrateur.trice
- Job Description
- L’entreprise Leader français du Digital Asset Management (DAM), Keepeek accompagne plus de 350 clients de renom tels que Stellantis, Orange, Renault, LaRedoute, le Ministère de la Culture, Intermarché, Auchan et Airbus. En forte croissance depuis sa création en 2008, l'entreprise affiche un chiffre d'affaires de 8.1 M€ en 2024, soutenue par une équipe de 71 collaborateurs répartis entre Paris et Rennes. Keepeek a rejoint le groupe Papirfly (250 pers) basé à Oslo en juin 2023. Venez faire partie de notre équipe au sein d'un environnement de travail chaleureux et dynamique, où l'innovation, les défis et le soutien mutuel sont au cœur de notre culture d'entreprise. Description du poste En tant que développeur-se Java, intégrez notre équipe de développeur/intégrateur basée à Rennes et jouez un rôle essentiel dans le développement et le déploiement de solutions sur mesure pour nos clients. Notre solution comprend notamment un Portail, un Frontend de contribution et une API back-end. En étroite collaboration avec les chefs de projets, vous participez activement à la mise en place des solutions Keepeek et à la satisfaction client. Vos missions Back-End : Développement de modules Java autour du back office (Java 8, Spring, SQL) Relecture de spécifications et développement de tests avec notre équipe QA Relectures de codes et Analyses Sonar SSO Front-End : Adapter et faire évoluer nos portails (React 17 /Next.js / Typescript) CI / CD : Utilisation et création d’images docker Mise en place de jobs jenkins Développement de scripts pour réduire les actions manuelles, et faciliter le travail avec notre équipe d’exploitation Nos valeurs : innovants, engagés, fidèles et solidaires Notre équipe Delivery, composée de 7 développeurs et 6 chefs de projet, privilégie la communication et les échanges. La qualité logicielle est au cœur de nos intégrations, avec des pratiques telles que la relecture croisée, des tests automatiques , des sessions en équipe (dojo) et du temps dédié à l'amélioration continue. L'équipe s’enrichit des expériences passées de chacun, vous serez force de proposition. Keepeek privilégie un management de proximité, la bienveillance et le bien-être au travail. En plus des échanges quotidiens vous bénéficiez chaque semaine d'un moment dédié pour échanger avec votre manager sur vos problématiques et pour construire ensemble votre parcours. L’organisation du travail est en adéquation avec ces valeurs et chacun peut faire plusieurs jours de télétravail par semaine. Vous habitez dans un rayon de 2 heures autour de Rennes, nous pouvons trouver ensemble une organisation pour vous permettre d'intégrer notre équipe... Process de recrutement Entretien téléphonique avec le manager Entretien technique avec le manager et un membre de l’équipe Entretien final avec le COO et les RH Proposition de contrat et visite de l’équipe Vous Issu-e d’une formation Bac+3 ou d’une école d'ingénieurs, vous justifiez de 2 ans d’expérience minimum sur Java. Compétences techniques : Maîtrise de HTML, CSS, Angular, TypeScript et de la programmation réactive (Observables et Signaux) Des connaissances en tests unitaires Des notions ou une expérience dans les technologies suivantes sont un plus : SSR, Keycloak et AWS / DynamoDB Vous êtes curieux, motivé et prêt à vous engager dans de nouveaux défis. Convaincu-e que les nouvelles méthodes de développement sont cruciales pour la performance des entreprises digitales, vous possédez une capacité d'initiative et souhaitez mettre en œuvre vos idées. Une aisance en anglais, à l'écrit et à l'oral, est nécessaire. Keepeek vous offre un environnement de travail valorisant, favorisant la proximité, la bienveillance et le bien-être. Si vous partagez nos valeurs et souhaitez contribuer activement à notre projet, rejoignez-nous dans cette aventure passionnante ! INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Intéressement Prise en charge de l'abonnement de transport à 50% Carte de titres-restaurant à 50%
- Company Name
- EasyVista
- Job Title
- Développeur Backend F/H
- Job Description
- Description de l'entreprise Parce que chez EASYVISTA, nous accordons une attention particulière au bien-être de tous nos employés, nous avons obtenu la certification Great Place To Work® 2022-2023. Vous souhaitez rejoindre un éditeur de logiciels français en pleine croissance qui place le développement professionnel et la réussite de ses collaborateurs au cœur de sa stratégie ? Leader sur le marché de l'ITSM, EasyVista a récemment acquis 3 sociétés technologiques dédiées à l'ITOM, ce qui renforce et complète le catalogue de notre offre logicielle. Notre objectif est de nous développer au niveau mondial et de doubler notre chiffre d'affaires au cours des cinq prochaines années. Pour ce faire, nous investissons dans nos employés. L'humain est au cœur de notre éthique d'entreprise, permettant à nos employés de se développer au sein d'équipes expertes/multidisciplinaires. Si vous aimez les défis et la culture collaborative, alors n'hésitez pas et rejoignez-nous ! Description du poste Nous recherchons un développeur Backend polyvalent pour venir renforcer nos équipes. A l'aise avec la programmation orientée objet et avec la programmation distribuée, vous avez à cœur de trouver des solutions simples à des problèmes complexes. Vous aimez intervenir sur des sujets techniques variés et sur tout le spectre du développement logiciel - de la conception au déploiement (automatisé) en production. La performance et la fiabilité sont aux cœurs de vos préoccupations. L'intérêt pour les problématiques de sécurité, d'automatisation et de déploiement est un plus. Notre environnement technique est plutôt riche ; débrouillardise et curiosité sont des qualités clés pour ce poste où le quotidien est varié. Environnement Technique : Ecosystème Java : Apache Storm, Apache Flink, Maven Base de données : Apache Cassandra, Elasticsearch, MySQL Bus de messages : RabbitMQ Automatisation : Ansible, Vagrant, dépôts de paquets Debian Scripting : Bash, Python, Perl Système d'exploitation : Ubuntu Dans l'entreprise, vous trouverez également : des écosystèmes PHP et NodeJS, des déploiements avec Docker et Kubernetes... et d'autres environnements techniques stimulants sur lesquels vous pouvez intervenir. Qualifications Formation : Ingénieur (idéalement) ou équivalent Master Localisation : Grenoble (idéalement) avec possibilité de télétravail Un bon niveau d'anglais (oral et écrit) Au moins 2 ans d'expérience professionnelle Une expérience réussie dans le développement d'application Backend, idéalement en milieu distribué L'envie d'évoluer sur différents languages de programmation, avec différents frameworks et différentes bases de données L'envie de pratiquer le développement logiciel dans toute sa richesse, en intervenant sur tous les aspects techniques connexes au développement (sécurité, automatisation, etc.) Informations complémentaires Process de recrutement : 1er entretien RH avec notre talent acquisition manager 2nd entretien avec notre manager R&D + Personne de son équipe Contrôle de références Rejoindre EASYVISTA, c'est : Une mutuelle familiale prise en charge à 100% Un mode de travail hybride (2 jours de télétravail par semaine) 16 jours de RTT sur une base temps plein Une carte SWILE prise en charge à 60% par EASYVISTA Un plan d'épargne entreprise Un plan d'épargne retraite Un accord d'intéressement Rejoindre EASYVISTA, c'est : Une mutuelle familiale prise en charge à 100% par EASYVISTA Un mode de travail hybride (2 jours de télétravail par semaine) Une carte SWILE prise en charge à 60% par EASYVISTA Un plan d'épargne entreprise Un plan d'épargne retraite Un accord d'intéressement
- Company Name
- Paragon Western Europe
- Job Title
- Designer Logiciel H/F
- Job Description
- Rejoignez-nous en tant que Designer Logiciel ! Vous êtes passionné(e) par l’innovation, la technologie et la sécurité des plateformes digitales ? Vous souhaitez jouer un rôle clé dans l’évolution d’une solution SaaS ? Alors cette opportunité est faite pour vous ! Qui sommes-nous ? Notre Business Line Transactional Customer Communications pilote le développement d’une plateforme digitale stratégique. Avec des enjeux forts en matière de sécurité et de conformité, nous avons besoin de vous pour assurer son évolution et sa robustesse. Votre mission ? En tant que Designer Logiciel, vous serez au cœur de notre stratégie avec deux missions principales : RUN : Maintenir et optimiser la plateforme Assurer un support de niveau 3 Mettre à jour la documentation pour garantir la conformité aux réglementations Préparer et gérer les audits de qualification BUILD : Construire l’avenir de la plateforme Travailler avec le Chef de Produit pour définir la roadmap Spécifier et piloter les évolutions UX/UI, architecture et middleware Superviser les prestataires techniques Tester et garantir la qualité des développements Assurer une veille technologique permanente Vos compétences Techniques : Full Stack, SaaS, Sécurité, API SOAP/REST, CI/CD, HTML/CSS/JS, C#, Bootstrap, Oracle Organisationnelles : Autonomie, rigueur Relationnelles : Esprit d’équipe, approche proactive Langues : Français et Anglais Profil recherché 3 ans d’expérience minimum dans un poste similaire Une vision technique et fonctionnelle globale Un attrait pour les environnements à forte exigence Pourquoi nous rejoindre ? Un impact direct : autonomie, responsabilité et reconnaissance dans la construction d’un projet clé. Un rôle stratégique au sein d’une équipe engagée Une plateforme avec de réels enjeux techniques Notre processus de recrutement court et efficace 1⃣ Un premier échange avec notre équipe RH 2⃣ Un entretien technique avec le Responsable Produit Vous vous reconnaissez dans cette description ? Alors n'hésitez plus et postulez dès maintenant !